일상생활이나 직장생활에서 우리는 수많은 프로젝트와 맞이하며 또는 그 일원이 되어 실행하며 살아가고 있습니다. 그러나, 정작 프로젝트에 대한 이해가 명확하지 않은 상태로 프로젝트에 임하게 되는 경우가 많습니다. 이러한 부분을 해소하기 위해 ‘프로젝트란 무엇인가’에 대한 프로젝트 기초를 알아보도록 하겠습니다.
프로젝트 정의와 기초
프로젝트는 특정한 목표를 달성하기 위해 계획되고 실행되는 일련의 활동들의 집합입니다. 이 활동들은 제한된 기간과 리소스를 최대한 활용하여 수행되며, 목표를 성취하기 위한 단계적인 계획과 실행이 필요합니다. 프로젝트는 일반적으로 명확한 시작과 끝이 있으며, 목표 달성을 위하여 계획수립과 과정을 거쳐 진행됩니다.
프로젝트의 주요 특징은 다음과 같습니다. 첫째, 유일성과 특수성을 갖습니다. 각 프로젝트는 명확한 목표와 특성을 가지며, 비슷한 프로젝트는 있어도 동일한 프로젝트는 존재하지 않습니다. 둘째, 정해진 예산, 기간, 리소스 제한 아래에서 수행됩니다. 이로 인해 프로젝트 관리는 효율적인 리소스 활용과 일정 준수가 중요한 역할을 합니다. 셋째, 다양한 전문 분야의 팀원들이 협력하여 진행됩니다. 프로젝트 팀은 각자의 역할과 책임을 가지며, 조화롭게 협력하여 목표 달성을 위한 노력을 기울입니다.
프로젝트의 성공여부는 목표 달성뿐만 아니라 프로젝트를 얼마나 잘 관리하느냐에 달려 있습니다. 따라서 프로젝트 매니져(PM, Project Manager)는 계획 수립, 일정 관리, 리스크 관리 등 다양한 측면에서 프로젝트를 효과적으로 관리하는 역량을 가지고 있어야 합니다. 프로젝트 매니져는 체계적인 프로젝트 관리 도구와 기법을 활용하여 프로젝트를 성공적으로 마무리할 수 있습니다.
프로젝트 도식화
프로젝트를 간단히 이해하기 위해서 아래 그림을 참조하도록 하겠습니다. 앞서 이야기 했듯이 프로젝는 시작과 끝을 가지고 있으며, 프로젝트 전과 후로 시스템의 변화가 있게 됩니다. 기존의 Old System은 프로젝트가 종료된 후에 Cutover의 기간을 거친 후, New System으로 변화되게 됩니다.
프로젝트가 종료된 시점에는 시스템적 변화에 따른 결과물이 나오며, 비즈니스 사이클마다 새로운 성과를 창출할 수 있어야 합니다. 프로젝트가 완료된 후, 아무런 변화나 비즈니스적인 성과가 없다면 그 프로젝트는 실패한 프로젝트가 됩니다.
 |
| 프로젝트 기초 : 프로젝트 도식화 |
프로젝트와 프로세스 차이
일반적으로 프로젝트를 처음 접하는 사람들이 혼동하기 쉬운 프로젝트와 프로세스의 차이를 알아보기로 합니다.
PROJECT(프로젝트)
프로젝트는 명확한 시작과 끝을 가지며, 정해진 시간, 비용, 품질의 목표를 달성하기 위해 계획되고 수행되는 작업입니다. 이는 특정한 목표를 이루기 위해 시간에 제약을 두고 일정한 계획을 수립하고 실행하는 일련의 과정을 의미합니다. 프로젝트는 한정된 범위 내에서 진행되며, 그 목표를 달성하기 위해 임시적으로 할당된 자원을 최적화하여 활용합니다. 프로젝트의 성공은 주어진 제약 조건 내에서 목표를 성취하는 능력에 달려 있습니다.
PROCESS(프로세스)
프로세스는 고객에게 가치를 제공하는 활동과 관련된 연속적인 일련의 과정을 의미합니다. 이는 프로젝트와는 달리 명확한 시작과 끝이 없으며, 지속적으로 진행되는 활동입니다. 프로세스는 조직 내에서 반복적으로 수행되며, 일정한 패턴이나 절차를 따라 작업이 진행됩니다. 프로세스는 영구적으로 할당된 자원을 사용하여 지속적인 결과를 창출하며, 이를 통해 조직의 효율성과 품질을 개선하거나 고객 만족도를 높일 수 있습니다.
다음은 프로젝트와 프로세스의 차이점을 비교하여 표시한 표입니다.
| 순서 | 특성 | 프로젝트 | 프로세스 |
|---|---|---|---|
| 1 | 시작 및 종료 | 명확한 시작과 끝 | 계속적인 진행 |
| 2 | 시간/비용/품질 목표 | 목표를 달성하기 위해 | 지속적인 가치 제공 |
| 3 | 범위 한정 | 한정된 범위 내 | 범위가 상대적으로 더 넓음 |
| 4 | 자원 활용성 | 임시적인 자원 활용 | 영구적으로 할당된 자원 활용 |
| 5 | 특성별 비교 | 시간, 비용, 품질에 초점 | 지속적인 가치 제공에 초점 |
| 6 | 결과와 목표 연결 | 목표 달성으로 결과 산출 | 지속적인 결과 창출 |
| 7 | 반복적 수행 | 아님 | 예 |
| 8 | 주요 목표 달성 위한 리소스 최적화 | 예 | 아님 |
프로젝트와 프로세스 예시
프로젝트의 예시
- 웹사이트 개발 프로젝트: 새로운 회사 웹사이트를 만들기 위한 프로젝트. 목표는 디자인, 개발, 콘텐츠 제작 등을 시간과 예산 내에서 완료하는 것입니다.
- 제품 출시 프로젝트: 새로운 제품을 개발하고 시장에 출시하기 위한 프로젝트. 제품 디자인, 생산, 마케팅 전략 수립 등의 작업을 포함합니다.
- 이사 프로젝트: 회사의 사무실을 새로운 장소로 이전하는 프로젝트. 이사 준비, 물품 이동, 새 공간의 구성 등을 계획하여 수행합니다.
프로세스의 예시
- 고객 서비스 프로세스: 고객 문의를 받아들이고 처리하는 프로세스. 문의 접수, 문제 해결, 고객 만족도 조사 등이 연속적으로 이루어집니다.
- 생산 프로세스: 제품 생산 과정을 관리하는 프로세스. 재료 수입, 생산 라인 운영, 품질 테스트 등이 지속적으로 진행됩니다.
- 인수인계 프로세스: 조직 내에서 직원이 업무를 전달하거나 받아들이는 프로세스. 지식 공유, 업무 분배 등이 연속적으로 이루어져 조직의 효율성을 높입니다.
이러한 예시들을 통해 프로젝트와 프로세스의 구체적인 사례를 파악하실 수 있을 것입니다.
프로젝트 관리의 3요소
프로젝트 관리의 3요소는 Scope(범위), Cost(비용), Time(시간) 이 세가지의 꼭지로 구성이 되어 있으며, 프로젝트를 추진함에 있어 프로젝트 매니져(PM, Project Manager)는 항상 Scope(범위), Cost(비용), Time(시간) 에 대한 관리를 모니터링하고 이해관계자들과 의사소통(Communication)해야 합니다.
프로젝트의 Scope(범위)이 명확하지 않으면, 그 프로젝트는 외부의 요구사항에 따라 이리저리 휘둘리는 프로젝트가 되고, 목표자체가 모호해지게 됩니다. Cost(비용)에 대한 정확도와 관리가 부족하게 되면, 소위 밑빠진 독에 물붓는 프로젝트가 될 수 있습니다. Time(시간)에 대한 관리가 제대로 이루어지지 않으면, 시간이 흐를수록 관심과 추진동력을 상실하는 프로젝트가 됩니다.
 |
| 프로젝트 기초 : 프로젝트 관리의 3요소 |
프로젝트 관리의 업무흐름(Project Management Workflow)
프로젝트 매니져(PM, Project Manager)는 업무(작업)의 흐름과 목표를 포괄적으로 관리할 수 있어야 합니다. 프로젝트를 추진함에 있어서 누가, 무엇을, 어떻게 할 것인지를 분명하게 정의하고 통제해야 합니다. 이런 관리를 어떻게 할 것인지 다음 내용들을 통해 구체적으로 알아보도록 하겠습니다.
프로젝트의 Ways of Working
- Templates (양식): 프로젝트 작업을 위한 표준화된 문서 양식이나 템플릿을 제공하도록 합니다. 예를 들어 프로젝트 계획서, 회의록, 보고서 등의 템플릿을 정의하고 팀원들이 일관되고 통일된 양식을 통해 작업 결과물을 작성할 수 있도록 도와줍니다.
- Tools (도구): 프로젝트를 추진하는 데 필요한 도구들을 의미합니다. 프로젝트의 관리 도구, 협업 플랫폼, 문서 공유 도구, 작업 관련 소프트웨어적인 것들을 말합니다. 적절한 도구를 통해 업무 효율성을 향상시키고 업무 과정을 간소화할 수 있습니다.
- Terminology (용어): 프로젝트 팀 내에서 사용되는 용어와 정의를 표준화하여 의사소통의 일관성을 유지해야 합니다. 특히 프로젝트 도메인에 특화된 용어나 약어 등을 팀원들이 정확히 이해하고 사용할 수 있어야 서로 간에 혼선이 빚어지지 않습니다.
- Guidelines (지침): 프로젝트 진행 시 지켜야 할 규칙과 지침을 정의합니다. 프로젝트 일정을 조정하는 방법, 리스크 관리 절차, 코드 작성 가이드라인 등이 포함될 수 있습니다. 지침은 일관성과 품질 유지의 기본입니다.
“Ways of Working” 요소들은 프로젝트를 조직적이고 효율적으로 추진하기 위해 필요한 기반을 제공합니다. 이를 통해 팀원들은 일관성 있는 프로젝트 진행을 보장하고, 협업과 커뮤니케이션을 원활하게 수행할 수 있습니다.
책임과 역할(Roles and Responsibilities)
프로젝트를 수행함에 있어서 여러가지 R&R 이 필요하고, 요구됩니다. 기본적으로 필요한 역할과 책임에 대해서 알아보도록 하겠습니다. 실제 프로젝트 진행 시에는 필요에 따라 아래의 역할 외에 다른 역할을 가감하여 운영할 수 있습니다.
- Project Manager (프로젝트 매니져)
- 역할: 프로젝트의 계획, 진행, 종료까지 전반적인 관리를 책임집니다.
- 책임:
- 프로젝트 계획서 작성 및 리더십 제공.
- 일정 및 예산 관리.
- 팀원 업무 할당 및 협업 관리.
- 리스크 관리 및 문제 해결.
- 주요 이해관계자와의 커뮤니케이션 유지.
- 프로젝트 진척 상황 모니터링 및 보고.
- Steering Group (스티어링 그룹)
- 역할: 프로젝트의 방향성과 전략을 결정하고 지원합니다.
- 책임:
- 프로젝트 목표와 비전 수립.
- 프로젝트 계획 및 전략 검토.
- 리소스 확보 및 지원.
- 중요 의사결정 지원.
- 프로젝트의 비즈니스 가치 확인.
- Analyst (분석가)
- 역할: 요구사항을 수집하고 분석하여 프로젝트의 방향성을 제시합니다.
- 책임:
- 사용자 요구사항 식별 및 문서화.
- 비즈니스 프로세스 분석 및 설계.
- 요구사항의 우선순위 결정.
- 기능 및 시스템 설계 지원.
- Concept Owner (컨셉 소유자)
- 역할: 프로젝트의 비즈니스 측면에서 목표를 제시하고 관리합니다.
- 책임:
- 프로젝트 목표와 비즈니스 가치 정의.
- 프로젝트의 비즈니스 요구사항 확인.
- 중요 이해관계자와의 커뮤니케이션.
- 프로젝트의 전체 비전을 유지하고 관리.
- Reviewer (검토자)
- 역할: 프로젝트 결과물의 품질과 정확성을 검토하고 평가합니다.
- 책임:
- 프로젝트 문서 및 결과물 검토.
- 품질 관리 및 표준 준수 검토.
- 제안된 변경 사항 평가.
- 최종 승인 프로세스 지원.
각 관련자의 역할과 책임은 프로젝트의 성패에 큰 영향을 미치며, 효과적인 협업과 의사소통을 통해 프로젝트의 목표 달성을 위해 공동으로 노력해야 합니다.
프로세스 구성요소(Process Components)
프로젝트는 시작과 끝을 가지며, 그 진행 과정에는 각각의 필요한 프로세스들이 있습니다. 아래에서는 어떤 프로세스들이 기본적인 바탕에 운영되어야 하는지 안내합니다.
- Change Management (변경 관리): 변경 관리는 프로젝트 내에서 발생하는 변화를 계획, 구현, 관리하기 위한 절차와 방법을 의미합니다. 조직 내에서 새로운 프로세스나 시스템 도입, 업무 방식 변화 등과 같은 변경사항을 원활하게 수용하고 전파하는 데 도움을 줍니다.
- Project Management (프로젝트 관리): 프로젝트 관리는 프로젝트의 계획, 실행, 모니터링 및 제어, 종료 등의 활동을 통해 목표를 달성하기 위한 프로세스를 관리하는 것입니다. 일정, 예산, 품질, 리스크 등을 효과적으로 관리하여 프로젝트 성공을 이루는 데 중요한 역할을 합니다.
- Process & Concept (프로세스 및 컨셉): 프로세스 및 컨셉은 프로젝트에서 사용되는 업무 프로세스와 개념을 정의하고 구현하는 것을 말합니다. 비즈니스 프로세스 설계, 개념 모델링 등을 포함하여 프로젝트 목표에 맞게 업무를 설계하고 구현하는 과정을 나타냅니다.
- Authorization & Security (인가 및 보안): 인가 및 보안은 시스템이나 데이터 접근 권한 및 보안 정책을 관리하는 것을 말합니다. 프로젝트 내에서 시스템 접근 권한과 데이터 보호를 위한 기준과 절차를 수립하여 정보 보안을 유지하고 관리합니다.
- System Solution & Configuration (시스템 솔루션 및 구성): 시스템 솔루션 및 구성은 프로젝트 목표를 달성하기 위해 시스템을 설계하고 구성하는 과정을 의미합니다. 시스템 아키텍처 및 구성 요소의 설계와 구현을 통해 프로젝트의 요구사항을 충족시킵니다.
- Support (지원): 지원은 프로젝트 완료 후에도 시스템이나 프로세스의 지속적인 운영을 위한 지원 활동을 의미합니다. 사용자 지원, 문제 해결, 업데이트 및 유지보수 등을 포함하여 프로젝트 결과물을 지속적으로 관리합니다.
- Technology & Infrastructure (기술 및 인프라): 기술 및 인프라는 프로젝트에서 사용되는 기술과 IT 인프라를 의미합니다. 이는 하드웨어, 소프트웨어, 네트워크 등의 기술적 자원을 구축하고 관리하여 프로젝트의 목표를 달성하는 데 활용합니다.
- Testing (테스팅): 테스팅은 프로젝트 결과물이 목표를 충족시키는지 확인하기 위해 수행되는 활동입니다. 시스템 테스트, 성능 테스트, 사용자 인수 테스트 등을 통해 프로젝트의 품질을 검증하고 문제를 발견하고 수정합니다.
- Training (교육): 교육은 프로젝트 결과물을 사용하거나 관리하는 사람들을 위해 교육을 제공하는 것을 말합니다. 사용자 교육, 시스템 관리자 교육 등을 통해 프로젝트 성공을 지원하고 효과적인 활용을 돕습니다.
이러한 구성요소는 프로젝트의 다양한 측면을 포괄하며, 이들이 조화롭게 작동함으로써 프로젝트의 성공을 이끌어낼 수 있습니다.
