프로젝트 매니져의 관리 역량
프로젝트 매니져(PM)에게 필요한 관리역량을 알아보도록 하겠습니다. 프로젝트 매니져에게 있어서 관리 역량은 크게 세가지 카테고리로 나뉘어집니다.
프로젝트 업무의 관리, 프로젝트 컨텐츠의 관리, 팀원들의 관리가 그것이 되겠습니다.
프로젝트의 업무 관리 : How and by Whom?
첫번째로 프로세스와 테크놀로지의 이해가 있어야 합니다.
진행하는 프로젝트의 현재 프로세스와 기술적 기반을 이해하고 프로젝트가 종료된 시점에 적절한 결과물과 변화된 프로세스를 도출해 내어야 합니다. 관련된 세부 사항은 아래와 같습니다.
- 비즈니스와 프로세스에 대한 지식
- 사용되어야할 기술적 부분
- 개념열거 업무와 문서화의 방법
- 시스템 개발업무의 방법
두번째로, 프로젝트에 대한 지식이 있어야 합니다.
당연한 이야기입니다만, 프로젝트 매니져가 본인이 추진하는 프로젝트에 대한 지식이 없다면, 프로젝트를 추진하는 방법을 모른다면 그 프로젝트가 제대로 진행되기가 만무하기 때문입니다.
- 프로젝트 계획과 관리방법, 프로젝트 단계(Phase)
프로젝트 컨텐츠의 관리 : What
프로젝트 매니져가 가져야할 역량으로써 두번째는 컨텐트에 대한 관리를 제대로 할 수 있어야 합니다. 컨텐츠란 개념은 프로젝트에 있어서 주제와 내용을 이루는 전반적인 것들이며, 이 뼈대들에서 무엇을 주요 내용을 삼아서 관리할 것인가를 결정해야 합니다.
- 어떠한 주제와 내용의 프로젝트이며, 이와 관련된 컨텐츠는 어떻게 관리할 것인가
프로젝트 팀원의 관리 : leadership
세번째로 필요한 역량은 리더십입니다.
프로젝트 매니져는 프로젝트 팀원을 관리할 수 있을 뿐만 아니라, 업무지시와 피드백 된 결과를 관리함과 동시에 팀원들이 적절한 성과를 낼 수 있도록 리드해야 합니다. 또한 적절한 의사소통과 동기부여를 통해 팀이 하나의 목표를 향해 달려가고, 그 추진력을 잃지 않도록 관리해야 합니다.
- 목표와 공통의 목적을 공유
- Team building
- 효율성
- Communication
- 동기부여
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| 프로젝트 매니져 역할 |
프로젝트 매니져의 지식기반:프로젝트 관리의 주요 원리
프로젝트 매니져가 프로젝트를 추진함에 있어서 가져야 할 지식적 영역과 프로젝트 관리 역량을 통해 가져야할 기본적인 원리들을 알아보도록 하겠습니다.
Planning (계획 수립)
Planning(계획 수립)은 프로젝트를 효과적으로 관리하고 목표를 달성하기 위해 필요한 전략과 계획을 수립하는 과정입니다. 이 단계에서 프로젝트 매니저는 프로젝트의 범위, 일정, 예산 등을 명확히 정의하고 팀원들과의 협업을 통해 실현 가능한 계획을 구체화합니다.
1)프로젝트 목표 설정: 프로젝트 매니저는 프로젝트의 목표와 성공 기준을 정의합니다. 목표를 구체적으로 설정하고 이를 이해관계자들과 공유하여 프로젝트의 방향성을 명확히 합니다.
2)범위 정의: 프로젝트의 범위를 정의하여 어떤 작업을 포함하고 어떤 작업을 제외할지를 결정합니다. 이를 통해 프로젝트의 범위가 불분명해지거나 확장되는 문제를 방지합니다.
3)일정 및 마일스톤 설정: 프로젝트 일정을 계획하고 각 작업의 시작과 종료 시점을 설정합니다. 마일스톤은 중요한 이벤트나 단계의 완료를 나타내며, 프로젝트 진행을 추적하는 데 도움을 줍니다.
4)예산 계획: 프로젝트 수행에 필요한 자원 및 비용을 평가하고 예산을 할당합니다. 이를 통해 예산의 효율적인 사용과 프로젝트 예산 초과를 방지합니다.
5)작업 분할 및 할당: 프로젝트 작업을 세부적으로 분할하고 각 작업을 팀원에게 할당합니다. 작업의 우선순위를 설정하여 업무가 효과적으로 분산되고 관리될 수 있도록 합니다.
6)리스크 평가 및 대응 계획: 잠재적인 리스크를 식별하고 분석하여 대응 전략을 수립합니다. 이를 통해 예기치 않은 문제에 대비하고 대응 방안을 마련합니다.
7)품질 계획: 프로젝트 결과물의 품질 기준을 설정하고 품질 관리 활동을 계획합니다. 품질 보증과 품질 테스팅의 방법과 절차를 정의합니다.
8)커뮤니케이션 계획: 이해관계자와의 효과적인 커뮤니케이션을 위한 계획을 수립합니다. 커뮤니케이션 방법, 주기 및 채널을 정의하여 정보의 흐름을 원활하게 유지합니다.
Monitoring (모니터링)
Monitoring(모니터링)은 프로젝트가 진행되는 동안 실제 진척 상황을 지속적으로 추적하고 관리하는 과정입니다. 프로젝트 매니저는 계획한 작업이 예정대로 진행되고 있는지, 문제가 발생하거나 지연이 있는지 등을 파악하여 조기에 대응할 수 있습니다.
1)진척 상황 모니터링: 프로젝트 매니저는 일정에 따른 진행 상황을 지속적으로 모니터링합니다. 실제 작업의 완료 상황을 계획과 비교하여 작업이 예정대로 진행되고 있는지를 확인합니다.
2)일정 및 예산 초과 사항 식별: 프로젝트 매니저는 프로젝트 일정과 예산을 체크하여 어떠한 작업이 예정보다 늦거나 예산을 초과하는지를 파악합니다. 이를 통해 문제를 조기에 인지하고 대응할 수 있습니다.
3)문제점 파악 및 대응: 모니터링 과정에서 발생한 문제점이나 지연 사항을 식별하고 원인을 분석합니다. 이후 문제에 대한 대응 전략을 수립하여 프로젝트 일정과 품질을 보장합니다.
4)팀원 및 자원 관리: 모니터링을 통해 팀원의 업무 진행 상황을 파악하고 필요한 자원을 적절하게 할당하여 작업의 효율성을 높입니다.
5)프로젝트 성과 검토: 실제로 달성한 결과물이 프로젝트 목표와 일치하는지를 검토합니다. 결과물의 품질과 성과를 평가하여 프로젝트의 목표 달성 여부를 판단합니다.
6)이해관계자와의 커뮤니케이션: 모니터링을 통해 발생한 진척 상황이나 문제에 대해 이해관계자들과 정기적인 커뮤니케이션을 유지하여 투명하고 정확한 정보를 제공합니다.
모니터링의 중요성
- 조기 대응: 모니터링을 통해 문제점이나 지연 사항을 빠르게 파악하여 조기 대응할 수 있습니다.
- 예산 및 일정 관리: 실제 진행 상황을 체크하여 예산과 일정을 효과적으로 관리할 수 있습니다.
- 품질 보증: 결과물의 품질을 검증하고 보장하기 위해 모니터링을 통해 품질을 유지할 수 있습니다.
- 팀 협업 강화: 팀원 간의 협업을 강화하고 작업의 효율성을 높일 수 있습니다.
- 이해관계자 관리: 이해관계자와의 효과적인 커뮤니케이션을 통해 이해관계자들의 참여와 지원을 유도할 수 있습니다.
Change Control (변경 관리)
Change Control (변경 관리)는 프로젝트 진행 중 발생하는 변경사항을 효과적으로 관리하는 절차를 의미합니다. 프로젝트는 진행 중에 여러 요인에 의해 변경사항이 발생할 수 있으며, 이러한 변경사항을 체계적으로 평가하고 관리함으로써 프로젝트 목표의 변동성을 최소화하고 프로젝트의 안정성을 유지합니다.
1)변경 요청 평가: 변경 요청이 제출되면 프로젝트 매니저는 해당 변경이 프로젝트 목표, 범위, 일정, 예산 등에 어떤 영향을 미칠지를 평가합니다.
2)승인된 변경사항 조정: 승인된 변경사항이 프로젝트 일정, 예산, 범위 등에 영향을 미칠 경우, 프로젝트 매니저는 이를 조정하여 프로젝트 전체의 균형을 유지합니다.
3)변경의 영향 평가: 변경사항이 다른 작업에 미치는 영향을 평가하고 해당 영향을 팀원과 이해관계자들에게 전달합니다.
4)변경의 우선순위 관리: 여러 개의 변경사항이 제안될 때, 프로젝트 매니저는 변경의 우선순위를 정하고 중요한 변경부터 처리할 수 있도록 관리합니다.
5)변경 관리 문서화: 모든 변경사항에 대한 정보를 문서화하고 추적합니다. 변경사항의 배경, 이유, 결정 과정 등을 기록하여 추후에 변경 이력을 파악할 수 있도록 합니다.
6)변경 전달 및 커뮤니케이션: 승인된 변경사항에 대한 정보를 프로젝트 팀과 이해관계자들에게 전달하고, 변경 내용과 그 영향을 설명하여 투명하고 정확한 정보를 제공합니다.
변경 관리 프로세스
- 변경 요청 제출: 프로젝트 팀원이나 이해관계자가 변경 요청을 제출합니다.
- 변경 요청 평가: 프로젝트 매니저와 관련 팀원은 변경 요청의 영향과 필요성을 평가합니다.
- 변경 승인 및 거부: 변경 요청이 승인되면 변경 내용을 조정하고 관련 팀원 및 이해관계자에게 전달합니다. 거부될 경우, 이유와 대안을 설명하여 의사결정을 지원합니다.
- 변경 조정 및 구현: 변경 요청이 승인된 경우, 필요한 작업을 조정하고 구현합니다.
- 변경 검증 및 테스트: 변경 내용이 정확히 구현되었는지 검증하고 테스트합니다.
- 변경 배포 및 문서화: 변경사항이 승인되고 검증된 후에는 배포되며, 변경 내용과 그 영향을 문서로 기록합니다.
변경 관리의 중요성
- 프로젝트 안정성 유지: 변경 관리를 통해 프로젝트가 목표를 유지하며 안정적으로 진행될 수 있도록 합니다.
- 의사결정 지원: 변경사항을 평가하고 승인 또는 거부 결정을 지원하여 프로젝트 결정을 더욱 효과적으로 할 수 있게 합니다.
- 이해관계자 만족도 향상: 변경사항을 효과적으로 관리하여 이해관계자들의 요구사항을 충족시키며 만족도를 높입니다.
Communication (커뮤니케이션):
Communication (커뮤니케이션)은 프로젝트 팀 및 이해관계자들 간의 정보 교환과 의사소통을 관리하는 과정입니다. 프로젝트 매니저는 효과적인 커뮤니케이션을 통해 프로젝트 팀원들과 이해관계자들 간의 의사소통을 원활하게 조율하고 협력을 촉진합니다.
1)커뮤니케이션 계획 수립: 프로젝트 시작 시, 프로젝트 매니저는 커뮤니케이션 계획을 수립합니다. 이 계획은 커뮤니케이션의 주기, 방법, 채널, 참여자 등을 정의하여 효과적인 정보 교환을 돕습니다.
2)정보 공유 및 업데이트: 프로젝트 팀원 및 이해관계자들에게 중요한 정보를 제공하고 업데이트합니다. 진척 상황, 문제점, 결정사항 등을 적절한 형식과 빈도로 전달합니다.
3)이해관계자와의 커뮤니케이션 관리: 프로젝트에 영향을 미치는 이해관계자들과의 커뮤니케이션을 관리합니다. 이해관계자들의 요구사항을 수용하고 정보를 전달하여 협력을 유도합니다.
4)문제 해결과 조정 의사소통: 프로젝트 진행 중 발생하는 문제를 팀원들과 이해관계자들에게 전달하고, 문제의 해결 방안 및 조정 계획을 공유하여 의견을 수렴하고 조정합니다.
5)피드백 수렴: 팀원들로부터의 의견이나 피드백을 수렴하고, 이를 통해 프로젝트 수행 방식을 개선하거나 문제를 해결합니다.
6)이해관계자 간의 조정: 프로젝트 팀원과 이해관계자들 간의 이해관계를 조정하고, 갈등이나 차이점이 발생할 경우 중재하고 해결합니다.
7)효과적인 커뮤니케이션 기술: 효과적인 커뮤니케이션을 위해 비언어적 신호, 비버발 언어, 리스닝 스킬 등을 활용하여 의사소통의 정확성과 효과성을 높입니다.
커뮤니케이션의 중요성
- 팀 협업 강화: 팀원들 간의 의사소통을 원활하게 유지하여 협업과 효율성을 높입니다.
- 이해관계자 참여 유도: 이해관계자들이 프로젝트에 더 적극적으로 참여하고 지원할 수 있도록 정보를 제공합니다.
- 문제 조기 발견: 정기적인 커뮤니케이션을 통해 문제를 조기에 발견하고 대응할 수 있습니다.
- 프로젝트 투명성 확보: 이해관계자들에게 프로젝트 진행 상황을 공개하여 투명성을 확보하고 신뢰를 구축합니다.
Cost Management (비용 관리):
Cost Management (비용 관리)는 프로젝트의 예산을 효과적으로 계획하고 추적하여 프로젝트의 예산 내에서 효율적으로 자원을 사용하는 과정을 의미합니다. 프로젝트 매니저는 비용을 효과적으로 관리함으로써 프로젝트의 예산을 지키고 경제적인 성과를 달성할 수 있습니다.
1)비용 계획 수립: 프로젝트 시작 시, 프로젝트 매니저는 예상 비용을 계획하고 예산을 설정합니다. 이를 통해 프로젝트 예산의 기준을 제시하고 투자의 방향성을 결정합니다.
2)비용 추적 및 모니터링: 프로젝트 진행 중에 실제 비용을 추적하고, 예산과 비교하여 예산 내에서 진행되고 있는지 모니터링합니다.
3)비용 변동 분석: 예산을 초과하는 비용 변동사항이 발생할 경우, 그 원인을 분석하고 추가적인 조치를 수행합니다.
4)자원 할당 최적화: 프로젝트의 각 작업에 필요한 자원을 최적으로 할당하여 비용을 줄이고 생산성을 높입니다.
5)비용 감소 전략 수립: 경제성을 고려하여 비용을 절감하기 위한 전략을 수립하고 적용합니다.
6)예산 조정 및 리포트: 예산의 변동이 있을 경우 조정하여 이해관계자들에게 리포트하고, 관련 정보를 제공합니다.
비용 관리 프로세스
- 비용 계획: 프로젝트 예산 및 비용 관리 계획 수립.
- 비용 추정: 프로젝트 작업에 필요한 비용을 추정.
- 예산 결정: 추정된 비용을 기반으로 전체 예산 결정.
- 비용 제어: 프로젝트 진행 중에 발생하는 비용을 추적하고 예산 내에서 관리.
- 성과 분석: 비용 관리의 결과를 평가하고 성과를 분석하여 프로젝트의 경제적 가치를 평가.
비용 관리의 중요성
- 예산 준수: 비용 관리를 통해 예산 내에서 프로젝트를 수행하여 재정적인 효율성을 달성합니다.
- 효율적 리소스 활용: 비용 관리를 통해 자원을 최적으로 할당하여 프로젝트의 생산성을 높입니다.
- 경제성 확보: 비용을 효과적으로 관리하여 경제적인 성과를 달성하고 투자 대비 최대의 가치를 추구합니다.
Risk Management (리스크 관리):
Risk Management (리스크 관리)는 불확실한 상황에서 발생할 수 있는 위험을 식별하고 분석하여 이를 관리하는 프로세스입니다. 프로젝트 매니저는 리스크 관리를 통해 예측할 수 없는 상황에 대비하고, 위험을 최소화하며 프로젝트의 성공을 보장합니다.
1)리스크 식별: 프로젝트 팀원 및 이해관계자들과 함께 잠재적인 리스크를 식별하고 문제점을 도출합니다.
2)리스크 평가: 식별된 리스크의 발생 확률과 영향 정도를 평가하여 어떤 리스크에 우선순위를 부여해야 하는지 결정합니다.
3)리스크 대응 전략 수립: 발생 가능한 리스크에 대한 대응 전략을 수립합니다. 예를 들어, 피하는 것, 줄이는 것, 이전하는 것 등의 전략을 고려합니다.
4)대응 계획 실행: 정의한 대응 전략을 실제로 실행하고, 필요한 조치를 취합니다. 이를 통해 리스크를 완화하거나 제거할 수 있습니다.
5)모니터링과 제어: 리스크 상황을 지속적으로 모니터링하고, 발생 가능한 변화나 새로운 리스크를 탐지하며 필요한 대응을 조정합니다.
6)팀원 교육과 의식화: 팀원들에게 리스크의 중요성을 강조하고, 프로젝트 내에서 리스크 관리의 중요성을 의식시킵니다.
리스크 관리 프로세스
- 리스크 식별: 잠재적인 리스크 식별.
- 리스크 평가: 리스크의 발생 확률과 영향 정도 평가.
- 리스크 대응 전략 수립: 발생 가능한 리스크에 대한 대응 전략 수립.
- 대응 계획 실행: 대응 전략을 실행하고 조치 수행.
- 리스크 모니터링 및 제어: 리스크 상황 지속적 모니터링과 대응 조정.
리스크 관리의 중요성
- 예방과 대비: 미리 위험을 예측하고 대비함으로써 예상치 못한 상황에 대처할 준비를 합니다.
- 비용 절감: 리스크를 사전에 인지하여 문제가 커지기 전에 대응하면 비용을 절감할 수 있습니다.
- 성공 확률 향상: 리스크를 관리하여 불확실성을 줄이면 프로젝트의 성공 확률이 향상됩니다.
- 이해관계자 신뢰 획득: 리스크에 대한 프로젝트 팀의 준비된 대응은 이해관계자들의 신뢰를 얻는 데 도움이 됩니다.
Quality Assurance (품질 보증):
Quality Assurance (품질 보증)은 프로젝트의 결과물이나 제품이 요구사항과 기대치를 충족하는지 확인하고, 품질 표준을 준수하도록 하는 프로세스입니다. 프로젝트 매니저는 품질 보증을 통해 팀원들이 효과적으로 작업하며 목표를 달성할 수 있도록 지원합니다.
1)품질 관리 계획 수립: 프로젝트 시작 시, 품질 관리 계획을 수립하여 품질 요구사항과 품질 관리 프로세스를 정의합니다.
2)품질 기준 수립: 프로젝트 결과물에 대한 품질 기준을 수립하고 목표를 설정합니다. 이를 통해 팀원들이 어떤 수준의 품질을 달성해야 하는지 이해할 수 있습니다.
3)품질 점검 및 검증: 품질 기준에 따라 프로젝트 결과물을 점검하고 검증하여 요구사항과 일치하는지 확인합니다.
4)품질 감시 및 개선: 프로젝트 진행 중에도 품질을 감시하고 문제를 발견하면 해당 문제를 해결하여 품질을 개선합니다.
5)품질 리포트 및 피드백: 품질 상황에 대한 리포트를 작성하고 이를 이해관계자들에게 제공하여 투명하고 효과적인 품질 관리를 지원합니다.
품질 보증 프로세스
- 품질 계획: 품질 목표 및 품질 관리 프로세스를 수립.
- 품질 보증 활동 수행: 품질 기준에 따라 결과물을 점검하고 검증.
- 품질 감시 및 개선: 품질 상황을 지속적으로 감시하고 개선 조치 수행.
품질 보증의 중요성
- 고객 만족: 품질 보증을 통해 제품이나 결과물이 고객의 기대에 부응하므로 고객 만족도가 향상됩니다.
- 결함 감소: 품질 보증을 통해 결함을 발견하고 사전에 수정하여 결함 발생을 최소화합니다.
- 효율성 향상: 품질 보증을 통해 효과적으로 작업하고 일관된 결과물을 생산하여 생산성을 향상시킵니다.
- 프로젝트 신뢰도 향상: 품질 보증을 통해 프로젝트 결과물의 신뢰도를 높이고 프로젝트의 성공 확률을 높입니다.
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| 프로젝트 매니져가 가져야할 지식기반 |
이번에는 프로젝트 기초편에서 프로젝트 매니져가 가져야할 역량과 역할에 대해서 알아보았습니다. 이 내용을 통해 프로젝트를 추진하는데 많은 도움이 있기를 바랍니다. 프로젝트 기초 1편을 먼저 읽고 오시면 더 좋습니다.
