프로젝트 기초에 있어서, 프로젝트 매니져가 알아야할 주요 관리 원리들에는 기획, 모니터링, 변화관리, 의사소통, 비용관리, 품질에 대한 보증, 문서화, 리스크 관리 등이 있습니다. 이번 글에서는 리스크 관리(Risk Management)에 대해서 그 개요을 알아보도록 하겠습니다.
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| 프로젝트 기초, 리스크 관리 |
리스크 관리 개요:프로젝트 기초
리스크 관리 정의(Define Risk Management)
- 리스크 관리는 갑작스런 이벤트로부터 기인한 손실을 막는 것으로 프로젝트에 성공과 benefit을 가져오도록 보증하는 process를 말합니다.
- 리스크 관리는 위험요소를 분별하고, 정량화 하는 것이 기본이며, 위험요소 관리를 위하여 담당과 요구되는 활동들을 할당하고 결과를 취합니다.
- 리스크 관리를 할 때, 반드시 action plan에서 리스크를 피하기 위한 비용들이 검토되어야 하며, 프로젝트의 benefit을 달성하도록 균형을 유지하는 것에 주의를 기울여야 합니다.
- 좋은 리스크 관리란 조치를 취하는 비용과 손실간의 비교를 통한 비용을 최적화 하는 것입니다.
- 리스크 분류 예시 :
- 타당성 검토, Business Case
- 보안, Security
- 법적요소, Legal
- 정치적요소, Political
- 비즈니스적 모델과 프로세스, Business Model / Process
- 서비스, Service
- 자원, 스킬 및 역량, Resources, skills & competencies
- 프로젝트 관리 및 기획, Project management & planning
리스크는 불확실성을 전제로 하며, 예상되는 위험요소로 인한 손실의 가능성을 말하는 것입니다. 만일, 리스크에 대한 불확실성이 ‘0’(제로)라면, 해당 요소는 리스크가 아니라 문제(Problem)인 것입니다.
앞서 언급되었듯이 리스크 관리는 갑작스럽게 발생할 수 있는 손실을 사전에 예방함으로써 프로젝트가 성공적으로 benefit을 달성하도록 하는 것입니다. 따라서 프로젝트 study 단계에서부터 잠재적인 risk 를 분석하고 관리해야 합니다.
리스크 관리 깊이 들여다 보기:프로젝트 기초
리스크(Risk)와 문제(Problem)에 대해서 간단히 정의 하자면, 다음과 같이 구분할 수 있습니다.
- Risk = Project에 대한 미래의 위협요소
- Problem = 이미 발생했거나, 어려움을 야기하는 복잡성
리스크 관리에 대한 개념적 접근은 결국 “No Problems”이 되는 것입니다. 문제를 만들지 않는 것입니다.
그러면, 리스크 관리는 어떤 구성요소로 이루어져 있을까요? 다음과 같이 구분해 볼 수 있습니다.
- Risk Identification(명시)
- Risk Quantification(정량화)
- Risk Response Development(발전에 반응)
결국 리스크 관리의 목적은 긍정적인 요소의 가능성과 파급효과는 극대화하고 부정적인 사건의 영향력은 최소화 하는 것이라 할 수 있습니다.
리스크 관리 방법론 : Key Risk Listing methodology
한정된 자원으로 프로젝트를 수행하는 경우 중요한 것은 위험요소들에 대해 우선순위를 결정하는 것입니다. ‘어떠한 위험요소들에 대하여 높은 우선순위를 부여하여야 할 것인가?’, 이 질문은 ‘어떤 위험요소부터 대응하여야 할 것인가?’란 말과 동일하게 생각할 수 있습니다.
아래의 표를 보고 생각하기에 Impact(영향) 와 probability(가능성) 중에서 어떤 것이 더 중요하게 고려되어져야 할까요?
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| 프로젝트 기초, KRL |
Risk data는 아래요소들이 반영되고, 이에 근거하여 그 자료들을 만들어 가는 것이 필요합니다. 프로젝트의 상황에 따라 추가적인 요소들을 가감할 수도 있습니다.
- 1.Risk ID
- 2.Risk event
- 3.Root cause and related factors
- 4.Consequences
- 5.Estimated impact (using a scale of 1-5)
- 6.Estimated probability (using a scale of 1-3)
- 7.Risk rate (was calculated by Excel)
- 8.Expected actions
- 9.Action Owner
위의 요소들을 반영한다면 아래와 같이 템플릿을 만들수가 있습니다.
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| 리스크 리스트, Key Risk List |
리스크 명시 : Risk Identification
프로젝트에 있어 불확실한 영역에서 발생하는 위험들은 프로젝트 baseline 인 비용, 시간, 범위에 잠재적으로 영향을 미칠 위험성을 가지고 있습니다. 그러므로 프로젝트의 목적 및 customer 와의 계약, 고객 만족을 달성하기 위해서는 이러한 불확실한 위험요소에 대해 중점적으로 관리가 되어져야 합니다.
아래 그림에서 보듯이, 불확실한 영역에 존재하는 리스크들을 비용, 시간, 범위에 해당되는 것들로 분류하고, 이를 명시화하여야 합니다. 고객의 관점에서 프로젝트를 성공하는 것이 결국 고객만족을 실현하는 것이므로, 이에 관련된 리스크를 최소화 하는 것이 프로젝트 관리의 핵심 요소 중 하나입니다.
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| 프로젝트 기초, Risk Management |
지속적인 리스크 관리의 중요성 : Importance of Continuous Risk Management
프로젝트 기획시에, 처음 식별되었던 위험요소들이 프로젝트를 진행하면서 그것이 현실화 되어 프로젝트에 영향을 줄 수도 있고, 애초에 예측하지 못했지만 프로젝트를 진행하면서 그러한 위험들이 발생하여 프로젝트에 위험을 가할 수도 있습니다.
프로젝트 기획시에 예측하였던 위험요소들은 물론 프로젝트를 진행하면서 발생할 수 있는 위험들에 대해 지속적으로 그러한 위험들을 식별하고 관리하여 프로젝트가 원활히 진행될 수 있도록 계속적인 리스크 관리가 이루어져야 합니다.
아래 그림을 통해 리스크 관리가 어떤 형태로 관리되어져야 하는지 참조바랍니다.
프로젝트에서 리스크 관리란?
프로젝트에서 리스크 관리란 결국 아래와 같이 요약할 수 있습니다.
리스크 관리 요약
- 전체적으로 Project planning과 monitoring의 한 부분이다.
- 리스크 관리 계획은 결국 프로젝트 기획시에 문서화 된다. 즉 초기에 식별되어져야 하는 요소이다.
- 리스크 관리 계획은 프로젝트가 진행되는 동안에도 지속적으로 관리되고 업데이트 된다.
- 리스크 관리 내용은 프로젝트 진행보고서의 부분이다.
- Steering Group은 리스크와 이를 방지하는데 필요한 비용, 영향 등을 비교하여 의사결정한다.
프로젝트에서 발생할 수 있는 리스크들(Challenges)
프로젝트를 진행하면서 여러가지 리스크들이 발생할 수 있습니다. 아래는 몇가지 예시 사항을 기술하였으니 프로젝트 매니져는 참조하면 도움일 될 것입니다.
- Owner 가 없음
- Project scope이 부실하게 정의 되었음
- 자원과 role의 부족과 책임소지가 분명하지 않음
- 아주 빡빡한 스케쥴
- 의사소통이 분명하게 정의되지 않음
- Local customer process가 없음
- 수용 절차가 불분명함
- 의사결정 프로제스가 불분명함
- 적시에 적정인원이 명시되지 않음
- 거리적인 이슈들 : 멀리 떨어진 프로젝트 사무실 혹은 없는 경우
- 프로젝트 멤버들의 참여도 부족 : Full time, Part time
- 프로젝트의 가시성과 촉진화에 대한 부족
- 변화 관리적인 이슈 : 문화적, HR적 이슈
- 팀의 단합력, 팀 구성이 부실
- 입증되지 않은 기술 혹은 Software의 사용
- 외부적인 발생사건에 의해 빠듯한 프로젝트 일정
- 핵심 프로젝트 인원의 손실
- 요구사항에 대해 부족한 역량의 인원
- 연관된 프로젝트로 부터 받는 영향
- 기술적인 영향
- 규정 혹은 표준의 변경
- 비즈니스 적 환경에 의해 핵심인원이 재배치, 우선순위의 변경
- 프로젝트로 인해 적대적인 영향을 받은 Stakeholder들이 변화에 반대함
- Project scope의 변화
리스크의 분류
프로젝트 진행 시 발생되는 리스크들은 아래와 같은 주요 범주들로 구성되어질 수 있습니다
- Technical/technology : 기술적인 변화요소는 초기 기획했던 것들을 폐기시키는 요인이 됨
- Administrative and organizational : 조직의 전략 변화와 목표, 정치적 시각과 관련된 그룹, 벤더 관리 등에 대한 변화
- Environmental and cultural : 고객요구와 필요, 거시경제적인(economic crisis, economic cycles) 의 변화
- Resources availability : 결과물 지연, 결과물에 결함, 잘못된 결과물 도출, 벤더의 파산, 핵심인원의 퇴사
- Regulation : changes in laws 가장 큰 리스크는 프로젝트가 진행되는 국가의 사회적이고 정치적인 상황과 관련된 것들
위와 같이 리스크 관리에 대한 기본사항들을 알아보았습니다. 프로젝트 매니져는 이러한 요소를 반드시 습득하고 기본적인 지식으로 알고 있어야 합니다.
