이번 글 부터는 앞서 잠시 언급했던 프로젝트 단계에 대해서 좀 더 자세히 알아보고자 합니다. 프로젝트 기초 내용인 각 단계는 0~5단계인 Project Study, Project Planning, Process & Concept Developement, Solution Developent, Final Preparation, Handover 로 구성된다고 앞서 설명했습니다. 아래 링크를 통해 필요하다면 다시 해당 글을 읽어보시면 됩니다. 이 포스팅에서는 연구단계에 대해서 설명하고자 합니다.
프로젝트의 단계 구분
- Phase 0 : Project Study
- Phase 1 : Project Planning
- Phase 2 : Process & Concept Development
- Phase 3 : Solution Development
- Phase 4 : Final Preparation
- Phase 5 : Handover
프로젝트 0단계-Study Phase:프로젝트 기초
프로젝트 각 단계에서 0단계(Study Phase)에서 핵심은 비즈니스 케이스(Business Case) 즉, 타당성을 검토하고 그 내용을 작성하는 단계라 하였습니다. 이 단계에 대해서 phase의 특성과 마일스톤에 대해서 대략적으로 알아보도록 하겠습니다.
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| Project study, 연구단계 |
Project Study 단계에서 활동
0단계인 Project study 단계는 프로젝트를 추진할 것인가 하지 않을 것인가를 결정하는 단계입니다. 타당성 검토와 기획에 관련된 내용을 파악하고 자료를 준비하여 Project Statement 를 작성하는 것이 중요합니다.
이 단계의 목적은 프로젝트의 초기기반자료를 다지고, 최초 계획에 의해 프로젝트를 탄생시키고, 생성시키는 것입니다. 이 단계에서는 다음과 같은 활동들이 시행되어 집니다.
- Project statement(기술서)를 만든다 : Scope, Cost, Time(프로젝트 단계별 계획 및 마일스톤 일정 등)
- 현재상황분석(CSA, Current Status Analysis)와 Project stakeholder(이해관계자)를 명시한다.
- 관련된 조직구성(Organizations)를 확인한다.
- 능력/기능/요구사항/정의 등을 찾아, 처리하고, 입증하고, 우선순위를 정한다.
- 높은 수준의 프로세스와 비즈니스 모델링을 한다(To-be).
- 프로젝트의 성과를 가능하게 하는 관련자들을 위해 benefit을 평가한다.
- 높은 수준의 조직과 시스템 구성을 입증한다.
- 지원 organization을 위해 요구사항을 명시한다.
- 잠재적 risk를 명시하고, 그것을 회피하기 위해 요구되는 활동들을 정의하고, 이러한 활동들이 수행되도록 업무를 할당한다.
Project Statement : 프로젝트 기술서
Project statement(프로젝트 기술서)를 작성하기 프로젝트가 회사 전략과 어떻게 관련되는지 그리고 프로젝트로 인한 cost와 benefit 은 어떤 것이 있는지에 대한 business case(타당성 검토) 를 분석하고 명시해야 합니다.
기본적으로 프로젝트 기술서에는 프로젝트 Scope, milestone schedule, cost and benefit, objective, requirement, risk, organization 등이 포함되어 있어야 합니다. 이 기술서를 구체화하여 프로젝트 기획서의 근거를 마련하기 때문입니다.
프로젝트 기술서의 작성시 내용들
- Project Statement는 Project의 scope, time, cost와 risk management에 대한 요점을 기술한다.
- Project statement의 목적은 Project 필수요소들을 Customer, Project Team과 관심 group들에게 소개하는 것이다
- Project scope, objectives와 target
- Schedule; milestones
- Cost 할당과 work amount
- Risk assessment.
- Project Statement는 project customer와의 상호협력으로 만들어진다.
- Project Statement는 milestone E0 이전에 만들어져야 하고 E1전에 Project planning이 완성되면 다시 구체적으로 update되어져야 한다.
프로젝트 기술서 생성
프로젝트 기술서를 실제로 작성하여 리더십 또는 Steering Group에 보고가 될 때는 기본적으로 Business Backgroud가 설명되어져야 한다. 여기에는 현재 상황이 어떠한지 설명이 되어져야 하고, 프로젝트가 완료된 후의 상황(Desired State)에 대해 언급해야 합니다.
즉, 프로젝트의 목적(Target)이 핵심 결과물이 되어야 하는 것입니다. 위에서 언급된 작성시 필요한 내용들이 준비가 된다면, 아래와 같은 주요주제를 기반으로 그 내용들을 배치합니다.
- Project소개
- Business Background와 Business Implementation situation 명시화
- Business Benefit 정의
- Project Scope 정의
- Business Implementation Environment 정의
- Cost와 Resource에 대한 평가
- Milestones 평가
- Risks 명시
- 리더십과 Steering Group 대표들은 milestone E0에서 Project Statement를 함께 승인한다.
- E0에서 승인된 Project Statement는 프로젝트가 시작되었음을 선언하는 것이다.
프로젝트 범위 정의(Scope Definition)과 관리
범위(Scope)은 프로젝트 관리의 3요소 중 하나로 이에 대한 정의가 제대로 되지 않는다면, 프로젝트 추진에 상당한 영향을 받게 됩니다. 건물을 짓는다고 비유한다면 주택을 지을 것인지, 아파트를 지을 것인지를 결정하는 것이고 1층으로 지을 것인지 2층으로 지을 것인지를 결정하여 그 범위를 확정하는 것이라 할 수 있습니다.
Scope이 어떻게 확정되느냐에 따라 시간(Time)과 비용(Cost)가 결정되고 영향을 받기 때문에 이 부분이 상당히 중요하다고 말할 수 있습니다. 즉, Scope 이 명확할수록 프로젝트 관리가 편하고 프로젝트 진행이 순조롭게 됩니다. Scope과 관리에 대해서는 아래 내용을 참조합니다.
- 협력부서와 개선영역을 결정
- 변화가 필요한 프로세스와 application영역에 대한 scope을 정의한다
- Scope에 따라 관련되는 부서(internal function / organizations, external parties)가 정해진다.
- 협력부서의 요구사항으로부터 폭넓은 프로젝트 목표를 결정한다.
- 기대하는 결과물을 결정한다
- 주요 project의 결과물들은 더 작은 관리가능한/통제가능한 활동들로 세분화 되어진다.
- 균형잡힌 목표들을 포함
- Quality
- Schedule
- Costs
- Other criteria, e.g. risks
- Steering Group은 공식적으로 Scope을 수락해야 한다.
- E1 마일스톤 이후 Scope은 지속적인 변화 관리하에 있어야 한다.
- E1이전에, 어떻게 변화들이 취급되어질지에 대한 정의가 내려질 필요가 있다.
- 만일 변화가 예산과 스케쥴에 영향을 주지 않는다면, Project Manager는 결정을 내릴 권한을 가진다.
좋은 프로젝트 목표란 : 특징 알아보기
프로젝트 목표를 설정함에 있어 어떠한 요소와 내용들이 들어가면 좋은지 알아보도록 하겠습니다. 프로젝트 기술서 기반으로 충분한 Study가 되고, Scope이 명확해졌다면 이를 참조하여 프로젝트의 목표를 정해야 합니다.
프로젝트 목표(Objectives)는 프로젝트 매니져가 가장 핵심적으로 인지하고 있어야하며, 이 목표가 프로젝트의 방향성이 되어야 합니다. 그러긴 위해서는 명확하고, 측정가능하며, 달성가능해야하고, 현실적이어야 하며 시간에 의한 관리가 되어야 합니다. 즉 SMART(Specific, Measurable, Achievable, Realistic, Time based)해야 하는 것입니다.
- 목표의 달성을 위한 개인들의 책임은 그들의 development에 참여되어야 한다.
- What, When, result와 desire에 대한 세부항목이 명시되어야 한다.
- 측정가능하고, 검증 가능해야 한다.
- 현실적으로 도전할 수 있어야 한다.
- 너무 복잡하지 않고, 숫자적 관리가능해야 한다.
- 책임자의 통제와 권한하에 있어야 한다.
- 기대하는 자원들과 일치해야 한다.
- 문자적으로 분명하게 표현되어져야 한다.
이번 글에서는 프로젝트 단계 중 Study Phase인 0단계에 대해서 알아보았습니다. 위에서 기술한 특성들을 파악한다면 프로젝트 준비 단계에서 충실한 프로젝트 기술서를 작성할 수 있으며, 프로젝트 추진을 위한 초기자료를 무리없이 준비할 수 있을 것입니다.
