프로젝트 기초인 각 단계별 구조에 대해서 알아보는 시간입니다. 지난 글에서 0단계-연구단계(Phase0-Study Phase)에 대해서 다루었다면, 이어서 1단계인 기획단계(Phase1-Planning Phase)에서 대해서 알아보도록 하겠습니다.
프로젝트 1단계-Planning Phase:프로젝트 기초
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| phase 1- project planning |
Planning 단계에서 활동
기획단계에서는 프로젝트에 대한 계획수립을 알차게 하는 것이 중요합니다. 프로젝트의 계획을 제대로 수립하기 위해서는 다음과 같은 활동들을 점검해야 합니다.
- 구체화된 Planning과 Scope의 완결
- 프로젝트의 상황을 업데이트
- 프로젝트에서 명시되는 R&R의 정의를 활용하여 프로젝트 조직을 setup
- 상위 프로젝트(프로그램)이 존재하는 경우, Milestone E1에서 Steering Group에 의해 승인을 얻기전에Global/Regional Program Manager로부터 Project Plan이 적절한지 검토가 되어져야 함
- Project plan문서는 다음의 내용으로 구성됨
- Project plan
- Project schedule
- Deliverables list
- Risk Management Plan
- Communication Plan
- Cost Estimate
- 모든 stakeholder(이해관계자)들과 communication을 가깝게 유지하도록 함. 특히 Steering Group과의 의사소통이 중요함
프로젝트의 Planning의 가장 중요한 성과물은 Plan 그 자체가 아닙니다.
중요한 것은 순조로운 Planning이 주어지도록 추진력을 더하는 것입니다.
즉, 실행이 중요하다는 것이고, 아무리 좋은 Plan이라도 실행이 안된다면
그것은 그저 좋은 계획에 불과합니다.
Project Planning Process
프로젝트 기획단계에서의 프로세스는 다음과 같은 흐름을 가집니다. 우선 프로젝트의 관리 3요소에 해당되는 범위(Scope), 시간(Time), 비용(Cost) 순으로 계획을 수립하도록 합니다.
범위(Scope)
- Scope에 대한 기획
- Scope에 대한 기술서 작성
- Scope에 대한 최종 정의
- WBS(Work Breakdown Structure) 작성
시간(Time)
- 실행 활동에 대한 정의
- 실행 계획 리스트 작성
- 실행에 대한 순서와 일정에 대한 산출
- 실행계획에 대한 구체화 및 세부화
- 프로젝트 계획 수립
비용(Cost)
- 자원(Resource)에 대한 계획 수립
- 인적자원, 설비, 기계, 자재 등에 대한 요구사항 나열
- 비용에 대한 산정
- 예산에 대한 수립
- 비용에 대한 베이스라인 설정
1단계에서 관리해야할 항목들
WBS(Work Breakdown Structure) : 작업 분해 구조
WBS란?
WBS에 대해서 간략하게 요약하자면, 아래와 같은 특징을 가진다고 볼 수 있습니다. 프로젝트를 추진함에 있어서 큰 덩어리의 업무를 더 세분화해서 작은 단위로 쪼개어 실행할 수 있는 요소들로 나누는 것입니다.
- WBS는 project의 수직체계의 모델링이다.
- WBS는 이해하기 쉬운 형태로 나열한다.
- 너무 포괄적이거나 상세하지 않을 것
- WBS는 프로젝트 구조에 있어서 다음 요소와 관련 되어야 한다.
- Phases 와 Milestones
- Deliverables
- Activities
- WBS는 그 자체의 결과물을 가지는 요소로 개별적으로, 측정가능한 요소여야 한다.
- 또한 수직적인 체계로 구성되어지고 활용되어져야 한다.
- 프로젝트의 규모는 WBS를 planning할 때, 고려되어져야 한다.
WBS의 구조화
WBS는 여러가지 방법으로 작성할 수 있습니다. 프로젝트의 특성이나 프로젝트 매니져의 방법론적인 취향에 따라 조직도와 같은 차트나 라인 형식으로도 구성할 수 있습니다. 특정화된 양식 없이 자유롭게 구성할 수 있으며, 팀원들 역시 다양하게 작성할 수 있습니다. 프로젝트의 WBS구조화 하는 단계는 다음과 같이 접근할 수 있습니다.
- Step 1: 모든 주요 결과물(혹은 phase)를 목록화 한다
- Step 2: 각각 주요 결과물(혹은 phase)를 작은 결과물로 분해(혹은 활동 그룹) 한다.
- Step 3: 각 하위결과물(혹은 활동 그룹)을 위해, 모든 필요한 업무를 목록화 한다.
- Step 4: 최하 수준의 업무는 최종 업무로 불린다.
프로젝트에서 WBS는 모든 연관되는 후속적인 활동을 계획하기 위한 체인을 구성하는 것과 같습니다. 이는 서로 연결되어 유기적인 관계를 갖는 척추뼈와 같다고 볼 수 있습니다. 아래를 참고 바랍니다.
- resource identification
- assignment of responsibility (task ownership)
- resource scheduling
- risk management
- monitoring activities
WBS의 최하단에 있는 업무
모든 최종단에 있는 업무들은 다음 기준을 따라야 합니다.
- 분명하고, 의미 있고, 자명 해야함
- 비용과 자원(시간 포함)의 산출과 할당이 가능해야 한다.
- Track time, cost and performance
- 목표의 달성에 연계되어야 한다.
- Risk 분석을 이행할 수 있어야 한다.
- 업무의 ownership을 할당한다.
자원(Resource)에 대한 명시
WBS를 작성할 때는 어떠한 자원이 필요한지에 대해서도 분명하게 명시해야 합니다. 이는 곧 R&R과 연계되며 필요 자원을 명시하여야만 제대로된 WBS에 대한 Task를 실행할 수 있습니다.
일반적으로 WBS를 작성할 때는 자원(Resource)에 대해 다음과 같이 그룹을 나눌 수 있습니다.
- Knowledge와 skills (skills inventory)
- Facilities
- Equipment
- Material (consumables)
- Special resources (eg. consultants, special equipment, special skills)
책임에 대한 할당 : Assignment of Responsibility
모든 WBS에는 누가 이 task를 수행할 것인가에 대한 책임을 할당해야만 합니다. task를 실행함에 있어서 R&R을 분명히 설명하고, 이에 대한 Ownership을 가지도록 확립해야 합니다. R&R과 관련해서 프로젝트 팀원에 대한 선택 기준은 다음을 참조할 수 있습니다.
Project team member의 선택 기준:
- Project에 명시된 Skill과 knowledge
- Project 관리 skill과 knowledge
- 자발적 참여와 시간
- 자원에 대한 접근
- 팀웍 기술
프로젝트 팀원에게 책임을 할당함으로써 어떤 Benefit이 있는가?
- 업무 ownership을 확립 – one owner/task
- 각 person/group을 위해 요구되어지는 man-days를 산출
- 팀내의 모든person/group을 위해 Track work loading– 팀 구성원간 업무의 공정한 할당 (resource loading)
- “missing”된 people/group을 명시한다. 특히 인적자원이 다른 functional group일 때는 Project를 위해서 이러한 인적자원의 참여를 위한 협상을 기초로 한다.
비용 관리 : Cost Management
프로젝트를 진행함에 있어서 비용은 크게 두가지로 구분할 수 있습니다. 프로젝트 매니져는 비용관리에 대한 구분을 통해 프로젝트 진행 중과 프로젝트가 종료된 후에 비용관리를 명시해야 합니다.
- 일회성 비용 : 프로젝트를 추진하는 도중 발생하는 비용, 반드시 필요한 비용을 말함
- 신규 생성하는 업무에 대한 비용
- 자원 배치업무에 대한 비용
- 재사용 불가한 Hardware 와 Software 등의 비용
- 필수적으로 집행이 필요한 비용
- 재발비용 : 프로젝트가 종료된 후에도 지속적으로 지불되는 비용
- 지속적인 소모품, 운임료, 관리비용 등과 같은 것들
- 따라서, 재발비용은 부정적인 인식을 줄수 있다(내부 시스템 benefit).
- 대개는 적용되는 Scope과 volume과 함께 증가한다.
프로젝트 초기에 기획을 진행할 때, Benefit 산정 시 위와 같은 비용에 대해서 고객에게 충분히 정보를 공유하고, 고객이 인지하고 동의할 수 있도록 준비하는 것이 좋습니다.
비용과 관련하여 아래와 같이 예시를 통해 어떻게 분류되는지 참조바랍니다.
- Internal mandays
- External mandays
- Travel costs
- Hardware
- Software
- Investments
- Total fixed costs
- Total investments
업무 수준별 리스크 관리 : Task-level Risk Management
WBS 가 작성된 후 각 task 마다 어떠한 위험이 있는지를 확인하고 관리해 나가야 합니다. 그렇다고, 모든 task마다 위험 관리를 해야하는 것은 아닙니다. Critical한 프로젝트의 경우 모든 리스크들을 관리해야하지만 그렇지 않은 경우는 특정 위험요소가 있는 task만 관리할 수도 있습니다. Criticla한 요인들은 프로젝트의 전체기간을 결정하게 되고 영향을 주게 됨을 인지해야만 합니다.
이전 글에서 리스크 관리에 대한 부분을 설명하였듯이, 그 리스크에 대한 관리는 전반적인 영역 뿐만 아니라 업무수준 별로도 정의하고 관리할 수 있어야 합니다. 그 기준에 대한 부분은 다음과 같습니다.
Risk 분석을 위한 최종업무의 선택에 대한 기준:
- 중요도가 높은 프로젝트인 경우 – 모든 최종단에 배치된 업무들
- 중요도가 낮은 프로젝트인 경우 – 아래와 같은 최종단에 배치된 업무들
- 특성상 새롭고 혹은 복잡한 경우
- 기록상으로도 문제가 있는 경우
- 너무 많은 업무요소가 “맞물려 있는 경우”- 하부 의존도가 높거나 곁가지가 많음
- 기준 성공 요소 내에 바람직하지 않게 비중이 높은 경우
- “전제조건”하에 많은 불확실성과 함께 연계되어 있는 경우
- 특정 기술 혹은 외부 vendor들에게 높은 의존도를 가지고 있는 경우
- 업무 기간이 길거나 고비용이 동반되는 자원인 경우
리스크 관리의 최적화 : Optimizing the Plan
그러면, 리스크를 어떤 단계와 절차를 가지고 최적화 할 수 있을까요? 아래의 6가지 단계를 참조바랍니다.
- 예방/가능한 활동들과 함께 WBS를 update한다.
- New critical path를 결정한다.
- Resource conflicts를 확인한다.
- Risk management 연습을 반복한다.
- 추가적으로 예방/가능한 활동들을 명시한다.
- 만족스러운 Plan으로 발전될 때까지 Step1에서 5를 반복한다.
문서화 : Documentation
문서화 작업은 프로젝트 매니져의 업무에서 어쩌면 가장 많은 비중을 차지할 지도 모르는 관리항목이라 할 수 있습니다. 프로젝트 매니져는 일정, 결과물 그리고 각종 체크리스트 등을 관리하고 문서화 해야만 합니다.
- 프로젝트 작업에서의 시간적 타이밍을 전체 프로젝트 일정에 반영하고 문서화 한다.
- 각 단계 별 마일스톤 결과물을 리스트화 한다. 프로젝트 일정과 마일스톤 체크리스트를 관리한다.
- 마일스톤 체크리스트를 통해서 프로젝트 관리 품질을 유지할 수 있다.
- 이를 위해서 필요한 양식을 사용하도록 한다.
프로젝트 매니져는 가능한 문서화 작업을 위해서 적절한 Templet(양식)을 사용하도록 합니다. 만일 양식을 사용하지 않는다면 다음과 같은 문제들을 야기할 수 있습니다.
- 모든 활동(=project schedule)들을 수행하지 못하게 되고,
- 필요한 결과물(=Milestone Deliverables List)들을 놓치게 되고,
- 요구되는 Quality(=Milestones Checklist)를 달성하지 못하게 된다.
의사소통: Communication
프로젝트 매니져에게 있어서 중요한 것은 다양한 인터페이스를 가져야 한다는 것입니다. 즉 모든 이해관계자들(Stakeholder)을 관리하는 것은 많은 시간을 필요로하는 것으로 PM에게는 상당한 Challenge가 됩니다. 필요하다면 의사소통을 전담으로하는 manager를 배치하는 것도 고려해 볼 수 있습니다.
의사 소통 방법 : Consist of Project Communicaiton
원활한 프로젝트 진행을 위해서는 가능하다면 각 이해관계자들 별로 커뮤니케이션 계획을 수립하는 것이 좋습니다. 프로젝트 커뮤니케이션 방법은 다음과 같은 활동들을 통해 진행할 수 있습니다.
- 프로젝트 팀 미팅과 Steering Group 미팅을 통한 의사소통
- 전체 프로젝트 추진을 고려하여 미리 미팅 계획에 대한 일정이 수립되어야 한다.
- 일반적으로 미팅 시에는 안 건(Agenda)가 있어야 한다.
- 프로젝트 단계 별 마감하기 전에 프로젝트 팀 미팅과 Steering Group 미팅을 가져서 충분한 정보공유가 되도록 한다.
- 미팅 시에 적합한 참석자를 선택해야한다.
- 프로젝트 킥오프(Kick-Off) 미팅 시 의사소통
- 프로젝트 워크샵을 통한 의사소통
- 진행상황 보고를 통한 의사소통
- 프로젝트 팀원들로부터 주간/월간 단위의 진행상황 보고
- Steering Group을 위한 월간 진행상황 보고
의사 소통 계획의 수립 : Communication Planning
의사 소통에 대한 계획을 수립할 때는 무엇을 누구에게, 누구에 의해, 어떤 채널을 통해, 언제 의사소통을 할 지에 대한 기본 정보들이 들어가 있어야 합니다.
- 의사 소통에 대한 계획은 마일스톤 E1까지 완료해야 한다.
- 의사 소통에 대한 범위 설정
- 프로젝트 내부와 외부로의 two-way 커뮤니케이션; target groups과 channels
- 컨텐츠와 메세지 구성, 대외비 또는 보편적인 구분
- 비즈니스 그룹과 3rd party 등의 프로젝트 조직에서 분명한 의사소통에 대한 책임을 구분
- 프로젝트 계획과 일정에서 프로젝트의 task로서 모든 의사소통에 대한 활동들이 정의 되어야 한다.
- 또한 Cost와 Risk도 정의되어지도록 한다.
The basic rule: What – to Whom – by Whom – through Which Channel – When
리더십 의사소통 : Steering Group Communication
- Steering Group은 프로젝트의 핵심 사항에 대한 결정을 합니다. 따라서, 이 부분에 대하여서는 강력한 의사소통 채널이 요구됩니다.
- Standard agenda에 따른 meeting
- 핵심 결정 point내에서의 일정이 정해진 meeting
- 통상의 progress report
- Steering Group은 Project의 target을 달성하도록 project manager를 지원한다.
- member들의 location이 다르다면, Steering group meeting은 물리적인 meeting을 필요로 하는 것은 아니다. videoconference 와 teleconference 의 사용이 주의깊게 고려될 수 있다. 간단하고 잘 준비가 되어진 경우라면, 결정은 e-mail을 사용할 수 있다.
