프로젝트를 기획하는 단계에서 중요하게 보는 포인트 중 하나가 Business Case 입니다. 그러면 Business Case 란 어떤 의미와 내용을 포함하는 것일까요? 프로젝트 매니져라면 프로젝트 기초 단계에서 이에 대한 결론을 이해관계자들로부터 얻지 못하면 프로젝트 자체를 추진할 수 없게 될 수도 있습니다. 이번 시간에는 Business Case를 간략하게 알아보도록 하겠습니다.
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비즈니스 케이스의 개요: 프로젝트 기초
Business Case를 함축적으로 표현한다면 “타당성 검토”라고 할 수 있습니다. 그리고, 이를 분석하는 과정에서 중요하게 보는 요소가 비용(Cost)와 이익 또는 수익성(Benefit) 등의 두가지 요소입니다.
프로젝트를 제대로 추진하기 위해서는 비즈니스 케이스(Business Case)를 분석하는 것이 필수적이라고 봅니다. 비즈니스 케이스는 프로젝트의 시작부터 종료까지의 경제적인, 전략적인, 기술적인 측면에서의 이점(Benefit)을 명확하게 제시하고, 프로젝트를 추진하는 근거가 된다고 볼 수 있습니다.
구체적인 목적과 목표 설정
- 목적
- 무엇을 달성하려고 하는가? 에 대한 질문에 명확한 답변을 제시할 수 있어야 합니다.
- 목적은 프로젝트가 왜 시작되어야 하는지에 대한 큰 방향성을 보여주어야 합니다. 예를 들어, 이 프로젝트를 추진하는 목적이 “새로운 제품 출시”, “고객 서비스 개선”, “시스템 개발”과 같이 표현되어야 합니다.
- 목표 도출
- 구체적이고 측정 가능한 목표를 수립 : 흔히 정량적인 수치를 통해서 목표를 수립하는 것이 좋습니다. 정성적인 목표는 이해관계자들이나 리더십을 설득하는데 한계성을 드러내게 되고, 목표조차도 모호하게 만들어 버립니다.
- 목표는 목적을 달성하기 위한 구체적이고 측정 가능한 결과물이어야 합니다. 예를 들어, “3개월 내에 새로운 제품을 시장에 출시”, “비용과 인원을 30% 절감”, “연간 생산성 50% 향상” 등과 같은 목표를 설정할 수 있습니다.
- SMART 기준 적용
- Specific, Measurable, Achievable, Relevant, Time-bound : 이는 프로젝트를 하나의 페이지에 요약하여 정리할 수 있는 핵심요소로 보면 됩니다.
- 프로젝트의 목표는 위의 SMART 기준에 부합하도록 하여 목표가 특정되어지고, 측정 가능하며, 달성 가능하며, 관련성이 있고, 일정이 정해져야 한다는 것을 의미합니다.
- 목표 설정 예시
- 목적: “고객 서비스 개선”
- 목표: “6개월 내에 고객 응답 시간을 20% 단축”
목적과 목표 설정은 프로젝트의 방향을 제시하고, 모든 팀원이 공통된 목표를 향해 나아갈 수 있도록 이해시키고 구심점을 모으도록 하는 역할을 합니다. 목표가 명확하게 설정되면 팀원들은 더 명확한 방향성을 가지고 작업할 수 있게 되며, 프로젝트를 성공적으로 수행하도록 하는 촉매적인 요소가 됩니다.
현재 상황에 대한 깊이있는 분석
- 자료 수집
- 내부 및 외부 자료 수집 : 사소한 것들까지라도 현재의 상황이 어떤 상황인지를 자료를 수집하여, 프로젝트를 통해서 어떻게 변경될 지를 준비하도록 합니다. 보통 CS(Current State)와 FS(Future State)로 표현하거나 As-is와 To-be로 표현합니다.
- 현재 상황을 정확하게 이해하기 위해 내부 자료(회사 내부의 문서, 보고서 등)와 외부 자료(산업 동향, 경쟁사 정보 등)를 수집하도록 합니다.
- SWOT 분석
- Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats : 현상황을 분석하는데 보편적으로 접근하는 방식입니다. 혹은 6시그마에서 사용하는 DMAIC 기법을 사용할 수도 있습니다.
- 기업이나 조직의 강점, 약점, 기회, 위험을 파악합니다. 내부적·외부적인 환경을 종합적으로 고려하여 SWOT 분석을 수행하며, 작은 부분까지 쪼개고, 각 요소들을 그룹화해서 정리하면 좋은 분석 결과를 얻을 수 있습니다.
- 경쟁사 분석
- 경쟁사의 강점과 약점 파악 : 경쟁사를 분석하는데 한계성은 있을 수 있으나, 최대한 정보를 동원해서 접근해 봅니다. 프로젝트의 특성에 따라 경쟁사 분석이 필요하지 않을 수도 있습니다.
- 주변 환경에서 경쟁사들이 어떻게 움직이고 있는지 파악하여 경쟁사의 강점과 약점을 정리합니다. 이 부분은 SWOT 분석과 중첩될 수도 있습니다. 특성이 다른 프로젝트의 경우, 기존 시스템의 문제점과 개선 시스템의 장점을 비교할 수도 있습니다.
- 이해관계자 인터뷰
- 필수적인 이해관계자와의 인터뷰 진행 : 이해관계자의 범위를 잘 이해해야 합니다. 경영진으로부터 프로젝트에 영향을 받는 부서, 개인 등이 포괄적으로 포함됩니다.
- 프로젝트에 관련된 핵심 이해관계자들과 인터뷰를 통해 실제 필요한 요구사항과 기대치를 수집하여 반영할 수 있다면 더 좋은 결과물을 얻을 수 있습니다.
- 경영진 미팅
- 경영진과의 회의를 통한 현재 상황 파악 : 경영진의 요구사항을 면밀히 파악하도록 해야합니다. 실제적으로 Business Case에 대한 분석 완료 후, 프로젝트 추진 여부를 결정은 경영진에 의해서 이루어 지기 때문입니다.
- 경영진과의 미팅을 통해 전반적인 기업의 방향성과 목표를 이해하고, 프로젝트가 기여해야 할 부분을 파악하도록 합니다.
- 예시:
- SWOT 분석 결과: 강점 – 강력한 기술 역량, Opportunities – 새로운 시장 진출 기회
- 경쟁사 분석 결과: 경쟁사 A는 시장 점유율이 높지만 고객 서비스에서 취약점이 있음
현재 상황 분석을 통해 프로젝트 팀은 확고한 기반을 마련하고, 문제점을 파악하여 해결책을 찾을 수 있습니다. 이는 프로젝트의 성패를 좌우하는 중요한 단계 중 하나입니다.
이점과 수익을 분석하고 타당성에 반영
- 이점 식별
- 프로젝트의 긍정적인 결과물 파악 : 이 프로젝트를 통해 무엇이 좋아지는가를 찾아내는 것입니다.
- 프로젝트가 성공적으로 완료될 경우 어떠한 것이 좋아지는지를 식별하고 정의해야 합니다. 이는 주로 기업이나 조직의 목표와 연결되어지고, KPI를 향상시키는데 기여할 수 있습니다.
- 직간접적인 수익
- 프로젝트에서 발생하는 직간접적인 수익 파악 : 프로세스나 시스템적으로 개선되는 사항이 외에도 제품이나 서비스 등에서 정량적으로 얻어지는 수익을 분석하고 파악합니다.
- 제품 판매, 서비스 제공, 새로운 시장 진출 등 프로젝트를 통해 어떤 형태의 수익이 발생할지를 분석합니다.
- 브랜드 가치 향상, 고객 만족도 향상 등과 같은 간접적인 수익도 고려합니다.
- 비용 대비 수익 분석
- 투자한 비용 대비 얼마나 많은 수익이 발생하는지 평가
- 프로젝트 진행에 소요된 비용과 예상 수익을 비교하여 투자의 효율성을 판단합니다.
- 예상 수익 계산
- 미래의 수익을 예측하고 계산
- 현재와 미래의 시나리오를 고려하여 예상되는 수익을 계산합니다.
- 예시:
- 직접적인 수익: 제품 판매로 인한 매출 상승
- 간접적인 수익: 브랜드 이미지 향상으로 인한 고객 신뢰도 증가
- 비용 대비 수익 분석: 투자한 비용 대비 2배 이상의 수익 예상
프로젝트의 이점과 수익을 명확하게 파악하는 것은 투자자와 이해관계자들에게 프로젝트의 가치를 전달하는 중요한 사항입니다. 프로젝트의 성격에 따라 이점과 수익을 정의하는데 차이가 있을 수 있으나, 프로젝트 매니져는 위 사항에서 적절한 내용을 잘 선별하여 Business Case(타당성 분석)에 반영하도록 해야 합니다.
정확한 비용 및 투자 분석
- 모든 비용 요소 식별
- 모든 예상 비용을 식별하고 분류 : 프로젝트를 추진함에 있어 예상되는 비용을 가장 작은 단위까지 가능한 상세하게 분류하고 정리하도록 합니다.
- 인력, 장비, 소프트웨어 라이선스, 운영비용 등 프로젝트에 소요되는 모든 비용을 식별하고 목록화하여 비용에 대한 정확도를 높힙니다.
- 직접 및 간접 비용 구분
- 프로젝트에 직접적으로 소요되는 비용과 간접적인 비용을 구분 : 카테고리 상에서 직접적인 비용과 간접적인 비용에 대해 정의하고, 나열하도록 합니다.
- 통상적으로 직접적인 비용은 직접 프로젝트에 사용되는 것이고, 간접적인 비용은 프로젝트와 관련이 있지만 직접적으로 사용되지 않는 비용을 말합니다. 프로젝트의 특성에 따라 분류기준을 마련할 수도 있습니다.
- 비용 예측 및 추정
- 각 비용 항목에 대한 예측 및 추정치 계획 : 얼마의 비용이 소요될 것이며, 프로젝트의 진행 과정에서 어느 단계에 얼마의 비용이 필요한지 계획을 수립하면, 비용 집행에 있어 놓치는 부분을 최소화할 수 있고 미리 준비할 수 있습니다.
- 팀 구성원의 시간, 장비 비용, 소프트웨어 라이선스 등을 기반으로 비용을 정확하게 예측하고 추정하도록 합니다.
- 투자 분석
- 프로젝트에 투자되는 자금의 목적을 파악 : 비용 예측과 함께 분석합니다.
- 필요하다면 투자자들에게는 어떤 이익이 있을지를 고려하고 투자의 목적과 기대 수익을 분석합니다.
- 감가상각 비용 고려
- 프로젝트 기간 동안 자산의 가치 감소를 고려 : 프로젝트 기간이 길지 않다면 크게 영향을 받지 않습니다. 그러나, 몇 년에 걸친 장기 프로젝트인 경우 사용되는 자원에 대한 감가상각을 고려할 수도 있습니다.
- 보통 장비나 소프트웨어와 같은 자산의 감가상각 비용을 예측하고 고려합니다.
- ROI(투자 회수기간) 계산
- 투자에 대한 이익을 비용에 반영 : 투자회수 기간을 정의할 수 있어야 합니다. 프로젝트 마다 투자비를 몇개월 혹은 몇년 안에 회수할 수 있는지 계산합니다.
- 이는 투자 수익성과 직결된 것으로, 프로젝트의 목적과 내용이 아무리 좋다하여도 투자비용에 대한 회수기간이 5년이상 된다던지 하면, 수익에 의미가 없는 프로젝트 일 수도 있습니다.
- 이해관계자들이 가장 중요하게 보는 요소가 바로 ROI 입니다.
위험성 평가와 대안(솔루션) 분석
- 위험 식별과 분석
- 모든 예상되는 위험을 정확하게 식별하고 발생가능성 및 영향성을 평가
- 프로젝트에 영향을 줄 수 있는 내외부의 위험을 검토하고 리스트를 정리합니다.
- 각 위험 항목에 대해 발생 가능성과 영향을 평가하여 우선순위를 정하고 어떤 위험이 실제로 발생할 수 있는지를 분석합니다.
- 프로젝트 매니져에게 Risk Management는 꼭 알아야 할 요소입니다.
- 위험 등급화
- 위험의 등급을 정하여 관리 우선순위 부여
- 위험을 높음, 중간, 낮음 등으로 등급화하여 어떤 위험에 더 집중해야 하는지를 결정합니다.
- 대안 식별과 분석
- 위험에 대처하기 위한 대안을 찾아내고 이에 대한 비용, 이점, 위험 감소 효과 등을 분석
- 각 위험에 대한 대안을 식별하고 이를 구체적으로 계획을 수립하도록 합니다.
- 가능한 마련한 대안이 프로젝트에 미치는 영향을 정량화하도록 하고, 비용 대비 이점이 무엇인지 분석하여 가장 효과적인 대안을 찾는 것이 핵심입니다.
- 대안 선택 및 실행
- 가장 적절한 대안을 선택하고 실행
- 우선순위에 따라 위험 감소 효과가 가장 높은 대안을 선택하고 실행합니다.
- 모니터링 및 업데이트
- 프로젝트 추진 중에 지속적으로 위험요소를 모니터링하고 대안을 업데이트 합니다.
- 프로젝트 진행 중에 새로운 위험이 발생하거나 기존 위험의 상황이 변할 때마다 대안을 업데이트하여 프로젝트의 안전성을 유지하는 것이 중요합니다.
이해관계자와의 협의 및 승인
- 이해관계자에 대한 정의
- 프로젝트에 영향을 미칠 수 있는 모든 이해관계자가 누구인지 정의합니다.
- 내부 및 외부 이해관계자를 포함하여 프로젝트에 영향을 미치는 모든 당사자와 관련 부서를 명확하게 식별하도록 합니다.
- 협의 준비 및 미팅
- 이해관계자와의 협의를 위한 자료 준비 및 주기적인 미팅을 통한 의사소통 강화
- 프로젝트의 목적, 범위, 일정, 예산 등에 관한 자료를 준비하여 이해관계자들과의 협의를 원활하게 진행합니다.
- 주기적 미팅과 보고를 통해 프로젝트 진행 내용을 공유하고, 의사소통하여 프로젝트 방향성을 제대로 관리합니다.
- 의견 수렴과 조정
- 이해관계자들의 의견을 수렴하고 프로젝트에 반영
- 이해관계자들의 다양한 의견을 수렴하고, 필요한 경우 프로젝트 계획이나 목표를 조정하기도 합니다.
- 승인 요청 및 문서화
- 합의된 내용에 대한 승인을 요청하고 문서화
- 이해관계자들로부터의 승인을 얻기 위해 명확한 문서를 작성하고, 이를 통해 프로젝트의 합의된 범위와 계획을 명시적으로 기록합니다.
- 변경 요청 처리
- 이해관계자로부터의 변경 요청에 대한 신속하고 효과적인 처리
- 변경 요청이 발생할 경우, 적절한 검토를 거친 후 승인 여부를 결정하고 이를 실제 프로젝트에 반영합니다.
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| 비즈니스 케이스 분석 |
비즈니스 케이스는 프로젝트의 정체성을 규정짓는 아주 중요한 요소입니다. 해당 프로젝트를 통해 얻는 이점이 없거나 이익요소가 적다면 프로젝트를 더 이상 추진할 의미가 없기 때문입니다. 프로젝트를 매니징하는 입장에서 이를 반드시 숙지하고 타당성 분석에 많은 노력을 기울일 필요가 있습니다.
